GDPR och biblioteket

Dataskyddsförordningen (GDPR) reglerar bland annat hur kommunala verksamheter får behandla personuppgifter. Syftet med förordningen är att stärka skyddet för individen vid behandling av uppgifterna. Vill du ha mer information om dataskyddsförordningen? Besök www.heby.se

På biblioteken i Heby kommun samlar vi in personuppgifter i olika sammanhang, nedan kan du läsa om hur vi hanterar dessa. Våra rutiner kan uppdateras och ändras med tiden, så håll gärna utkik på denna sida för att hålla dig uppdaterad.

Låntagarkonto

För att underlätta utlåningen av vårt bestånd och ge tillgång till våra digitala resurser registrerar vi på folkbiblioteket låntagare i Mikromarc (bibliotekets katalogsystem). För att bli låntagare måste du ta dig till ett av kommunens bibliotek och visa upp giltig ID-handling, du får då ett lånekort med tillhörande lånekortsnummer.

Vi sparar uppgifter i Mikromarc som hjälper oss att komma i kontakt med dig som låntagare för exempelvis aviseringar, påminnelser och krav. Aktuella lån, reserverationer samt skulder går också att se på låntagarprofilen i systemet. Lånehistorik sparas för de låntagare som skriver under ett godkännande, du kan läsa mer om det längre ner.

Endast de som behöver uppgifterna för att kunna utföra sitt arbete (exempelvis bibliotekspersonal och de som sköter underhåll samt support i katalogsystemet) har tillgång till dem. Låntagaruppgifterna skyddas av sekretess och bibliotekets personal får inte föra dem vidare till någon utanför verksamheten.

Du ligger kvar i systemet som låntagare tills du varit inaktiv i tre år. Med inaktiv menas att inga lån gjort på tre år. OBS! Ibland registreras inte digitala lån i vårt katalogsystem. Är du en "digital" låntagare behöver du besöka biblioteket åtminstone en gång en gång vart tredje år och göra ett fysiskt lån för att slippa registreras på nytt.

Om du önskar kan vi ta bort dig ur katalogsystemet i förtid. Kontakta oss på biblioteket för att få hjälp med detta.

Lånehistorik

Biblioteket får bara spara lånehistorik om du som låntagare gett ett skriftligt godkännande. Finns inte ett sådant godkännande rensas lånehistorik i samband med att det material du lånat återlämnas och eventuella förseningsavgifter du fått betalas.

Vill du att vi sparar din lånehistorik? Klicka här för komma till vårt avtal om lånehistorik.

Avtalen sparas på biblioteket tills ditt låntagarkonto i Mikromarc tas bort. Du kan också själv välja att avbryta sparandet av lånehistorik när du vill. Avtalet gallras då du meddelar oss på biblioteket att du inte längre vill att dina lån sparas.

Endast bibliotekets personal har tillgång till de fysiska avtalen.

Medgivande från vårdnadshavare

Är du under 18 år måste du ha ett medgivande från vårdnadshavare för att kunna registreras som låntagare på folkbiblioteket. Vårdnadshavaren som skriver under avtalet blir ansvarig för det material som lånas på kortet och blir ersättningsskyldig för det material som förstörs eller kommer bort.

Klicka här för komma till vårt låneavtal för barn och unga. 

Avtalet sparas på biblioteket tills du som låntagare fyller 18 år och endast bibliotekets personal har tillgång till det. Säger du eller din vårdnadshavare till oss i personalen kan vi ta bort lånekortet och avtalet tidigare. Har inte lånekortet varit aktivt på tre år kommer det och avtalet gallras automatiskt. 

Vårdnadshavarens uppgifter kan komma att sparas i katalogsystemet även om denne inte har något eget lånekort. Uppgifterna kopplas då till det barn vårdnadshavaren skrivit på lånekortsavtal för. Har vårdnadshavaren eget lånekort används detta för att koppla samman vårdnadshavare och barn i bibliotekssystemet.

Skolbibliotekskort

På en del av de kommunala skolorna får eleverna ett skolbibliotekslånekort. De registreras då i katalogsystemet med sitt namn, lånekortsnummer, skola och klass. Dessa lånekort tas bort när eleverna slutar grundskolan.

Meröppet

På Heby bibliotek finns meröppet, det innebär att du kan besöka biblioteket även utöver bemannade tider. För att få tillgång till det meröppna biblioteket måste du skriva under ett avtal. Avtalet sparas så länge du är meröppet-besökare. Endast bibliotekets personal har tillgång till ditt avtal.

Klicka här för komma till vårt meröppet-avtal.

För att bli meröppet-besökare måste du skrivit under ett avtal och registreras i bibliotekets larmsystem.

Har du inte besökt det mer-öppna biblioteket på fem år tas du bort ur larmsystemet och ditt avtal gallras. Meddela oss på biblioteket om du vill bli borttagen ur systemet och få ditt avtal gallrat tidigare.

Vill du registrera dig på nytt går det bra att återanvända din gamla tagg, men ett nytt avtal måste skrivas på.

I larmsystemet loggas dina besök och vid behov kan dessa loggar delas ut till polisen. I övrigt är det endast de som behöver uppgifterna i larmsystemet för att kunna utföra sitta arbete (exempelvis bibliotekspersonal och de som sköter underhåll och support av systemet) som har tillgång till dem.

Biblinord

På bibliotekets webbplats Biblinord kan du skapa ett webbkonto. Kontakta oss på biblioteket om du vill att ditt konto ska tas bort.

Uppgifterna som finns på biblinords webbkonto hämtas från vårt katalogsystem Mikromarc men är också sådant som du själv lagt till.

När du gallras i bibliotekets katalogsystem (Mikromarc) kommer du inte längre kunna logga in med personnummer och lånekort på Biblinord. Det går fortfarande att komma åt ditt Biblinord-konto via användarnamn och lösenord om man har ställt in detta under "Mina lånekort".

Databaser

Databaserna Alex, Globalgrant och Landguiden når du enkelt hemifrån med ditt lånekortsnummer. Alla kort loggas in mot biblioteken i Heby kommuns konto och kontot kopplas inte till en person. Inga personuppgifter behöver användas eller anges. 

I appen Pressreader är Heby bibliotek en "hot-spot" där du kan fylla på med tid. Du behöver inte ange några personuppgifter eller logga in för att använda dig av appen. Det går att skapa ett eget konto, men det kommer inte vara kopplat till biblioteket och kontot är då under eget ansvar.

Legimus/ MTM

För att få tillgång till Legimus måste du teckna ett användaravtal. Det kan vi på biblioteket hjälpa dig med. Avtalet är digitalt och sparas av MTM (Myndigheten för tillgängliga medier). När du skrivit på avtalet skapas ett konto till dig på Legimus. Vi på biblioteket kan nå dina uppgifter och hantera/ ändra dem om du önskar. 

Läs mer om hur dina uppgifter hanteras genom att besöka Legimus sida som riktar sig mot användare och Legimus sida som riktar sig mot bibliotek.

Foton, Broschyrer och Affischer

För att vi på biblioteket ska få använda oss av foton på dig måste vi ha ett skriftligt godkännande. Heby kommun har speciella avtal som vi använder oss av. I avtalet får du välja i vilka sammanhang bilden får användas. Även fast du är vuxen krävs det att du ger ditt skriftliga godkännande. När bilden inte längre används gallrar vi den och avtalet.

Vi på biblioteket samlar bilder på personer som tydligt kan urskiljas i specifika digitala mappar. Finns du på ett foto hos oss kan vi hjälpa dig att ta fram det.

Om någon annan av dina personuppgifter som privatperson nämns i våra broschyrer, affischer eller liknande behöver vi även där ett skriftligt godkännade från dig. När materialet inte längre används gallrar vi det och avtalet. 

Personuppgifter vid fakturering

Om material inte återlämnas eller skadas kan biblioteket skicka ut ett ersättningskrav. Biblioteket skickar då vidare ett faktureringsunderlag till ekonomienheten på Heby kommun där vissa personuppgifter förekommer. 

När material återlämnas eller betalas ifylls ett makuleringsunderlag. Har du rätt att få en återbetalning fylls ett återbetalningsunderlag i. Dessa underlag innehåller personuppgifter. Underlagen skickas vidare till ekonomienheten på Heby kommun.

En kopia tas på fakturerings-, makulerings- och återbetalningsunderlagen och sparas på biblioteket ett tag för att kunna följa upp ärenden.

Elib/Biblio

När du skaffar ett lånekort hos oss med tillhörande pinkod kommer du kunna logga in på vår elibsida samt i appen Biblio. Om lånekortet tas bort kommer din inloggning sluta att fungera. 

Elib och Biblio får tillgång till låntagares namn, personnummer, kön, ålder, adress, e-postadress, information om pågående samt i förekommande fall äldre lån, reservation av medier och användargenererade data såsom recensioner av samt betyg på det material som erbjuds.

Läs gärna mer på Elibs sida här.

Du får även mer information om hur Biblio hanterar dina personuppgifter första gången du loggar in i appen.